亂有才華的|計劃太周詳,失敗率更高:《亂,但是更好》

作者Tim Harford
日期09.03.2021

喜歡把桌面淨空的人,反而囤積更多

研究職場行為的學者有時會把人分成兩類:一類傾向把所有的文件歸類、整理好,也就是「歸檔派」,另一類則喜歡把所有的文件堆在一起,也就是「堆積派」。幾年前, AT&T 實驗室的研究人員惠特克(Steve Whittaker)與賀許柏格(Julia Hirschberg)研究辦公室裡的人員處理文件的方式:誰最喜歡堆積文件,讓文件堆積如山?誰最會主動處理,一一歸檔?如果辦公室要遷移,規定每一個人都得減少檔案數量,誰做得比較好?

觀察結果讓這兩位研究人員很驚訝,「我們以為歸檔派擅長新文件的評估、分類,能去蕪存菁,比較容易找到所要的檔案。」但結果並非如此。

歸檔派並不會真的去精簡檔案,只留下重要的或經常查詢的,他們的檔案櫃總是整整齊齊地擺滿許多不再使用的文件。他們有整理癖,喜歡把桌面淨空,一有檔案就迅速歸類、整理,到頭來反而積了很多沒用的檔案。要找出真正有用的東西時,儘管已經整理好,由於沒用的檔案太多,仍舊不易搜尋。

有一個人對惠特克和賀許柏格說:「我整理過的檔案實在太多了。到最後,我已經不知道放在哪裡了。也許我該建立第二個檔案系統⋯⋯又如,有些文件可歸類到業務部門或技術部門。我只好把檔案複製成兩份,分屬兩個部門。我還曾把同一個檔案複製成五份,以歸類到不同的五個部門。」

由於這樣的人在分類、歸檔上花了太多工夫,乃至對檔案產生依賴,最後變得任何檔案都難以割捨。

至於堆積派,總會把所有的文件堆在桌上。過了一段時間,發現有些文件已經沒用了,就會丟到資源回收桶裡。留下來的都是實用或常用的檔案。到了要遷移辦公室時,堆積派通常只留堆在上半、比較常用的部份,下半幾乎很少使用的文件就丟掉了(這種方法就像野口整理法一樣自然、簡單)。對堆積派的人而言,如果有人看不慣他們桌子亂七八糟,索性動手幫他們整理,如此一來,反而造成大災難。

在現代社會中,實體文件的整理、歸檔還好,更棘手的是電子郵件。電子郵件的最佳整理法為何?我們不由得又想起波赫士的分類法。這封電郵來自何人?這是老闆寄來的,提到對績效評估及辦公室派對的意見。自動證書管理環境帳戶該歸類於工作,屬於人力資源的部份?或者歸類於工作,屬於老闆或私人的檔案,再歸類為日誌?或者該歸類於工作,再歸類為帳戶、屬於自動證書管理環境?還是參照「一式三份」的做法,複製成三份,歸類到三個資料夾?雖然每一個檔案都可加上標籤,電子檔案複製三份也不會占據空間,但是「一式三份」仍有問題:每一份文件還是會在資料夾中占一個位置,每次你要尋找檔案,總得點開來看。最後,要找尋一個文件,就會變得越來越困難。

此外,資料夾增生的速度很快。一項研究發現,我們大約每五天就會建立一個新的郵件資料夾。電子郵件的歸檔、整理很花時間一根據全錄帕羅奧圖研究中心(PARC)的研究,我們花在電子郵件上的時間,光是整理就占了 10% 的時間。

但這樣花功夫整理,還是值得吧?錯了!惠特克曾與 IBM 研究中心人員發表一篇精湛的報告〈我是否浪費時間整理電子郵件?》,他們下結論道,你確實是在浪費時間。

惠特克等人經過數百位受試者的同意,在他們的電腦安裝監控軟體,追蹤受試者使用電子郵件的情況,總計達 85,000 次,包括在收件匣中使用捲軸上下查看,尋找某一封郵件、從以寄件人排序的資料夾中點選某一封標題的電子郵件或使用搜尋功能。惠特克發現,從一層又一層資料夾中點選郵件費時約一分鐘,但如使用搜尋功能尋找郵件,則平均只花 17 秒就找到了。靠資料夾分類的人不但花比較多的時間尋找郵件,而且不見得能找到要找的那一封。換言之,縱使你把所有的郵件丢到一個名叫「檔案」的資料夾,找尋郵件的速度,要比從一層又一層的資料夾樹狀結構去找來得快。

最強時間管理法

如果將文件仔細分類反而導致生產力下降,整理電子郵件等於浪費時間,那行事曆的管理呢?有關行事曆的管理有兩種做法。一種是只記錄預約的時間,如看診、搭機或開會。大部份應留下空間,好讓我們安排時間。另一種做法則是仔細安排每一個時段的工作計劃,專心完成。

幸好,我們不必猜測哪一種做法比較好。心理學家柯深邦(Daniel Kirschenbaum)、韓福瑞(Laura Humphrey)與馬立特(Sheldon Malett)招募了一群大學部的學生進行實驗。他們為這些學生設計了一個短期課程,以增進其讀書效率。學生隨機分成三組,研究人員介紹簡單的時間管理技巧給控制組的學生(如每半小時或一個半小時休息 5 至 10 分鐘),其他兩組則除了時間管理技巧的傳授,還特別指導他們如何計劃時間。「每月計劃組」的學生必須擬定目標和訂立長達一個月的讀書計劃,而「每日計劃組」的學生則必須每日訂立目標和計劃。

研究人員原本以為,計劃組會比對照組來得成功,而日計劃組因為目標可量化且容易達成,效果應該比月計劃組來得好。結果讓研究人員非常驚訝。日計劃組的成效簡直一塌糊塗。這一組的學生,原本每週讀 20 個小時,到了課程結束時,每週只花 8 個小時。完全沒有計劃則一樣糟,一開始每週讀 15 個小時,到了課程後段則減為 10 小時。月計劃組則是勝利組,每週平均花 25 個小時讀書,到了為期十週的課程接近尾聲時,甚至願意花再多一點的時間。月計劃組比較有努力的動機,在功課上所花的時間約為日計劃組的兩倍。

研究人員之後繼續進行長達一年的追蹤,發現這些學生的讀書方式的確對成績有影響:月計劃組的學生成績表現大有進步,沒有計劃的學生沒有進步,至於日計劃組的學生成績則退步了。

這到底是怎麼回事?研究人員提出兩個理論:一是日計劃組可能因為計劃太花時間和氣力,不少學生很快就放棄了;二是日計劃組的學生發現自己一再落後,不久就失去努力的動機。雖然這兩個理論都有道理,問題是:為什麼日計劃組的學生無法落實計劃?

答案是,日計劃組的學生常常無法應付突如其來的事件,像是感冒、需要待在家裡等修水管的工人上門、朋友突然打電話來說他要來找你等,也就是所謂的計劃趕不上變化。如果你訂立的是長期計劃或者沒有計劃,時間的運作就比較有彈性,能設法彌補。

有人曾實驗極端做法。安德里森(Marc Andreessen)是網際網路第一代新星:他在 1994 年創立網景通訊(Netscape),把這家公司賣掉之後,得手40億美元,之後在矽谷成立一家創投公司,投資Skype、Twitter、Airbnb 等公司。由於各方邀約和會議不斷,讓他非常苦惱,他索性保持行事曆空白,不做任何約定與計劃。如果某件事真的非常重要,就該立刻做。如不夠重要,那就用不著占據安德里森未來的時間。他在2007年寫道:「我一直在實驗這種做法。我甚至無法告訴你,這麼做之後,我有多快樂。」

即使我們不能像安德里森那樣拒絕任何人的約定,也或許可以學到一點,那就是別把自己的行程排得太滿,才有應變、調適的空間。計劃過於周詳,沒有彈性,很快就會流產了。每日計劃雖然看來井然有序,但人生本來就亂七八糟、變化莫測。

 

《亂,但是更好:亂中取勝、即興發揮、攻其不備、創造機會》

亂有才華的,亂,但是更好

 

 

 

 

 

 

作者|Tim Harford
譯者|廖月娟
出版者|天下文化
出版日期|2019.07

 

【封面故事 2021・輯一】亂有才華的
房間掃完會亂,何必斷捨離?近十年被壟斷的房間整理學,我大亂室兒女不得不為亂房自由捍衛一番:世界難以收納,我亦然。

#亂但是更好 #提姆.哈福特 #空間設計

BIOS 通訊,佛系電子報

封面統籌蕭詒徽
視覺統籌潘怡帆 Crystal Pan
視覺Close to Jackson Pollock by Max Braun, CC BY-SA 2.0
責任編輯蕭詒徽

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